Excel’de Hazır Fonksiyonların Kullanımı
Yukarıda görüldüğü üzere, Excel’de matematiğin temeli olan dört işlem rahatlıkla kullanılabilir. Ancak, karmaşık ya da matematiksel olmayan bazı işlemler yapılmak istendiğinde, dört işlem yeterli olmayacak ya da çok zaman alıcı olacaktır. İşte bu gibi, dört işlemin ya da bir başka ifade ile kullanıcının kendi oluşturduğu formüllerin yetersiz kaldığı noktada, sayısı yaklaşık 400 adeti bulan hazır fonksiyonlar imdada yetişir. Bunlar sayesinde dört işlemin yapamadığı karışık algoritmalar da çözüme ulaştırılır. Küçük bir örnekle bu durumu açıklayalım.
Bir Uygulama Örneği: Bir firma, satışını yaptığı üç ürün için, üçer aylık toplam kazanç değerlerini hesaplamak için Excel programını kullanacaktır. Bunun en bilinen yolu, her ürün için elde edilen kazancı ifade eden sayılar arasında toplama işareti olan artı (+)’nın kullanılmasıdır. Excel’de toplanacak değerlerin bulunduğu hücre adreslerinin arasında da artı (+) kullanılarak aynı sonuç elde edilebilir.
Ancak, bu işlemin sonucunun alınması için, her hücrenin adresini tek tek yazmak gerektiğinden, oldukça güç olduğu görülmektedir. Hatta, ürün sayısının daha fazla olabileceği ve yılın tüm ayları için bu işlemin yapılacağı göz önüne alınırsa, işlemin ne kadar zaman alıcı ve külfetli bir uygulama olacağı açıkça anlaşılmaktadır. Bunun için, hücre ve değer sayısı artsa dahi, işlemleri kolaylaştıran ve zaman kaybından kurtaran, Excel’de hazır bulunan fonksiyonlara baş vurmak daha uygun olacaktır. Bu örnek için, ilk öğreneceğimiz hazır fonksiyon TOPLA fonksiyonudur. Burada fonksiyonun kullanılacağı, yani toplam değerinin yazılacağı hücre seçilerek, toplanması gereken hücre adreslerinin yeraldığı =B2+B3+B4+C2+C3+C4+D2+D3+D4 formülü yerine =TOPLA(B2:D4) fonksiyonu yazılır. İki ifadenin de vereceği sonuç aynı olacaktır.
Excel’de Fonksiyon Kullanma Kuralları:
1. Fonksiyonların ilgili hücreye girişi sırasında mutlaka eşittir (=) işareti ile başlamak gerekir. Eşittir (=) ile başlanmamış bir fonksiyon yapısı Excel tarafından alfabetik bir değer olarak kabul edilecektir.
2. Bir fonksiyon girişi sırasında, sabit herhangi bir değer (sayı, metin, tarih, vs.), hücre adresi, tanımlanmış hücre adı, kullanıcı tarafından oluşturulmuş formüller, operatörler, fonksiyon elemanları ve fonksiyonun formatını tamamlayıcı işaretler kullanılır.
3. Formülde, hücre adresi ve hücreye tanımlanmış ad dışında herhangi bir alfabetik değer kullanılacak ise, mutlaka çift tırnak (“ “) içinde yazılmalıdır. Çift tırnak (“ “) içinde yazılmış her değer, Excel tarafından alfabetik bir değer olarak kabul edilecektir.
4. Formül içinde değerler arasında ve başlangıçta kesinlikle boşluk kullanılmamalıdır. Boşluk, Excel tarafından alfabetik bir değer olarak kabul edilecektir.
5. Kullanılan bir fonksiyonun doğru ve eksiksiz sonuç verebilmesi için formatına (Excel’deki adıyla sözdizimine), yani oluşturulma biçimine (noktasına, virgülüne, noktalı virgülüne, parantezine, çift tırnağına kadar...) dikkat edilmesi ve hiçbir detayın atlanmaması, formatı oluşturan her elemanın yerli yerinde kullanılması gerekir. Fonksiyonun formatında mevcut herhangi bir elemanın kullanılmaması ya sonucun hatalı olmasına ya da o formülden sonuç alınamamasına sebep olur.
6. Excel’de fonksiyonlarda kullanılacak hücre adresleri, göreceli, mutlak ya da yarı mutlak yapıda olabilirler. Göreceli hücre adresleri değişken, mutlak hücre adresleri ise sabit değer taşırlar. Bir hücre adresini sabitleştirmek için satır, sütun ifadesinin önüne $ işareti konur. A1 göreceli bir hücre adresi, $A$1 ise mutlak bir hücre adresidir. $A1 şeklindeki bir ifade ise yarı mutlak yapıdadır. Mutlak adresi, göreceli adresten ayıran nokta, mutlak adresin içerdiği değerin veya fonksiyonun her hücrede aynı şekilde kalmasıdır. Göreceli bir adres ise hücrenin herhangi bir şekilde yer değiştirmesi sonucunda, yeni duruma göre değişiklik, bulunduğu hücrenin adresine göre farklılık gösterir.
